Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales
Versión 1.0 · Vigente desde el 8 de noviembre de 2026
Este acuerdo hace parte de los Términos y Condiciones de Sylkun Suite y se acepta junto con ellos. Regula la transmisión de datos personales entre el cliente (el «Responsable») y Sylkun S.A.S., NIT 902065377 (el «Encargado»), conforme a la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
1. Objeto y alcance
1.1. El Responsable usa Sylkun Suite para gestionar información que incluye datos personales de terceros, como los datos de identificación y contacto de sus compradores incluidos en los documentos electrónicos y, cuando use el módulo de nómina, los datos de sus empleados (los «Datos»).
1.2. Sylkun trata los Datos únicamente por cuenta del Responsable y con la finalidad de prestar el servicio contratado: almacenarlos, generar, firmar y transmitir a la DIAN los documentos electrónicos, enviarlos por correo a sus destinatarios cuando el Responsable lo indique, conservarlos y permitir su consulta y descarga.
1.3. El tratamiento dura mientras exista la cuenta del Responsable y durante el plazo de conservación de documentos previsto en los Términos de Sylkun Suite.
2. Obligaciones del Responsable
- Contar con la autorización de los titulares o con una base legal para tratar los Datos y transmitirlos a Sylkun.
- Informar a los titulares sobre el tratamiento y tener su propia política de tratamiento de datos.
- Suministrar Datos veraces, completos y actualizados.
- Atender las consultas y reclamos de los titulares de los Datos, con el apoyo de Sylkun cuando lo necesite.
- Cargar datos sensibles solo cuando sean estrictamente necesarios para el servicio y cuente con la autorización exigida por la ley.
3. Obligaciones de Sylkun como Encargado
Conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, Sylkun se compromete a:
- Tratar los Datos solo para las finalidades de este acuerdo y según las instrucciones del Responsable, sin usarlos para fines propios.
- Guardar confidencialidad sobre los Datos, incluso después de terminada la relación, y exigir lo mismo a su personal.
- Aplicar medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluido el cifrado de credenciales y certificados de firma digital.
- Restringir el acceso a los Datos al personal que lo necesite para prestar el servicio.
- Apoyar al Responsable para atender los derechos de los titulares: actualizar, rectificar o suprimir Datos dentro de los 5 días hábiles siguientes a su solicitud, y marcar los Datos con «reclamo en trámite» cuando corresponda.
- Informar al Responsable, sin dilación indebida y a más tardar dentro de las 72 horas siguientes a su conocimiento, cualquier incidente de seguridad que afecte los Datos, con la información disponible y las medidas tomadas.
- Abstenerse de circular los Datos que estén siendo controvertidos por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. Subencargados y transmisiones internacionales
4.1. El Responsable autoriza a Sylkun a apoyarse en los siguientes proveedores para prestar el servicio, quienes tratan los Datos solo por cuenta de Sylkun:
| Proveedor | Servicio | Ubicación |
|---|---|---|
| Hostinger | Servidores y base de datos de la Plataforma | Estados Unidos |
| Oracle Cloud | Firma digital y procesamiento de los documentos electrónicos | Colombia |
| Zoho | Envío de correos con los documentos a sus destinatarios | Estados Unidos |
| Amazon Web Services y Google Cloud | Capacidad adicional y respaldo: se activan cuando aumenta la demanda o como contingencia si falla otro proveedor | Estados Unidos |
4.2. Los proveedores de capacidad adicional y respaldo procesan los Datos solo mientras están activos y bajo las mismas medidas de seguridad. Estados Unidos está incluido por la Superintendencia de Industria y Comercio entre los países con nivel adecuado de protección de datos. Sylkun exige a sus subencargados obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este acuerdo.
4.3. Sylkun informará en esta página, con al menos 15 días calendario de anticipación, cualquier cambio de subencargados. Si el Responsable no está de acuerdo, puede cerrar su cuenta antes de que el cambio entre en vigencia.
5. Terminación
5.1. Al terminar la relación, el Responsable puede descargar sus documentos y Datos. Sylkun los conservará durante el plazo de conservación previsto en los Términos de Sylkun Suite, con el único fin de permitir su recuperación por el Responsable, y luego los suprimirá de forma segura, previo aviso.
5.2. El Responsable puede pedir la supresión anticipada de los Datos de su cuenta, salvo los que Sylkun deba conservar por obligación legal.
6. Verificación
Sylkun responderá de buena fe las solicitudes razonables del Responsable sobre las medidas de seguridad aplicadas a sus Datos, sin revelar información que comprometa la seguridad de la Plataforma o de otros clientes.
7. Contacto
Para asuntos de este acuerdo escribe a hola@sylkun.com con el asunto «Protección de datos personales – Encargo».